Kẹp file là gì

Hiện nay, có rất nhiều loại kẹp file tài liệu được sử dụng rộng rãi. Tùy theo yêu cầu, mục đích sử dụng mà chúng được thiết kế thành nhiều kiểu dáng, mẫu mã khác nhau. Để thiết kế ra một chiếc kẹp tài liệu đẹp và chất lượng, bạn có thể tham khảo những mẫu đang phổ biến trên thị trường hoặc tự mình sáng tạo. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về sản phẩm này để thiết kế, sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất.

Kẹp file là gì?

Kẹp file hay còn gọi là kẹp hồ sơ, folder là một dạng túi được thiết kế đặc biệt bằng chất liệu giấy, bìa cứng hoặc nhựa. Chúng được sử dụng rộng rãi trong trường học, doanh nghiệp, bệnh viện để đựng giấy tờ, tài liệu. Đặc biệt trong các doanh nghiệp, chúng là một vật quan trọng, được thiết kế riêng để chứa catalogue, tờ rơi, giấy chào hàng hoặc hồ sơ kinh doanh… Mục đích chung của các loại kẹp hồ sơ là giữ giấy tờ được sắp xếp gọn gàng, bảo quản tốt, dễ dàng sử dụng hơn.

Kẹp file tài liệu - dấu ấn doanh nghiệp

Với các doanh nghiệp, kẹp hồ sơ là một thành tố quan trọng góp phần tăng tính chuyên nghiệp và uy tín tạo dấu ấn trong mắt khách hàng. Những folder dùng trong doanh nghiệp sẽ được thiết kế riêng, vô cùng đẹp mắt, trang nhã, chứa bộ nhận diện thương hiệu cho công ty. Chúng sẽ trở thành điểm nhấn tạo ấn tượng đầu tiên cho những lần gặp mặt khách hàng, đối tác, mở ra cơ hội đàm phán, ký kết hợp đồng. Có thể nói, đây chính là dấu ấn quan trọng của một doanh nghiệp.

Trên một kẹp hồ sơ thường sẽ có đầy đủ thông tin về công ty, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Chúng được thiết kế rõ ràng, sinh động và đẹp mắt, thu hút sự quan tâm của khách hàng. Đây là một trong những công cụ truyền thông hiệu quả, là cầu nối giữa các doanh nghiệp với khách hàng. Càng ngày càng có nhiều sự sáng tạo để thiết kế nên những mẫu kẹp hồ sơ độc đáo, chất lượng.

Các kích thước kẹp file

Thông thường, folder sẽ được thiết kế dựa trên một kích thước chuẩn, phù hợp với các loại giấy tờ được đựng bên trong. Bởi vậy, chúng thường có kích thước A4, tương đương 23 x 32 cm. Đây là kích thước thông dụng, có thể chưa mọi loại giấy tờ, tài liệu cần thiết.

Đa số các folder sẽ tạo thành hình khuôn bế có mép gấp, tạo thành những ngăn để xếp đặt các loại tài liệu một cách khoa học. Ngoài ra, tùy theo nhu cầu sử dụng, chúng có thể thiết kế thành nhiều loại khác cho phù hợp. Bên trong folder còn có các tai cài tài liệu để đựng card visit.

• Kích thước kẹp hồ sơ khi gập vào: 23 x 32 cm.
• Kích thước kẹp hồ sơ khi mở ra: 46 x 32 cm.
• Tai cài danh thiếp thường dao động từ 7 đến 7.5 cm.

Công dụng của kẹp file

Dưới đây là những tác dụng không hề nhỏ của ấn phẩm này:

Đựng tài liệu

Mục đích đầu tiên khi sản xuất ra kẹp file là để đựng tài liệu, giấy tờ, hồ sơ. Khi sử dụng kẹp, giấy tờ sẽ được bảo quản tốt hơn, hạn chế nhăn, rách, gập mép. Đồng thời, folder giúp sắp xếp giấy tờ một cách khoa học hơn, phân chia thành từng loại, giúp người dùng có thể tìm kiếm một cách nhanh chóng, thuận tiện.

Quảng bá thương hiệu doanh nghiệp

Ngày càng nhiều doanh nghiệp chú trọng việc xây dựng thương hiệu cho mình. Việc quảng bá, đưa hình ảnh công ty vào mọi vật dụng, ấn phẩm luôn được quan tâm. Những chiếc kẹp hồ sơ cũng không ngoại lệ. Thậm chí, đây là còn là một vật truyền thông quan trọng, bởi chúng là thứ gây ấn tượng đầu tiên với đối tác, khách hàng.

Trên bề mặt kẹp hồ sơ thường sẽ có những thông tin cơ bản về doanh nghiệp và những hình ảnh, biểu tượng giúp nhận diện thương hiệu. Bên cạnh đó, chúng sẽ được thiết kế một cách đẹp mắt nhằm gây ấn tượng với người đối diện. Chúng thể hiện việc bạn coi trọng công việc của mình ngay từ những chi tiết nhỏ nhất.

Với nhiều khách hàng mới lần đầu tiếp xúc, làm việc, kẹp file sẽ là thứ đầu tiên để họ đánh giá về doanh nghiệp của bạn. Dựa vào những kẹp hồ sơ, họ có thể hiểu hơn về doanh nghiệp cũng như về thái độ của doanh nghiệp với công việc. Nếu folder của bạn thu hút và ấn tượng, chắc chắn sẽ lấy được cảm tình của khách hàng, khiến họ tin tưởng hơn về công ty, từ đó, cơ hội hợp tác sẽ cao hơn.

Nhắn gửi thông điệp đến khách hàng

Một kẹp hồ sơ chất lượng sẽ cung cấp cho người xem những thông tin cơ bản, trực quan nhất về công ty, sản phẩm và dịch vụ. Ngoài ra, chúng còn có thể chứa những thông điệp doanh nghiệp muốn gửi tới khách hàng của mình. Đó có thể là lời cam kết, khẳng định giá trị, uy tín của công ty, khiến khách hàng yên tâm tin tưởng hơn. Đây chính là yếu tố quan trọng giúp xây dựng hình ảnh ban đầu của doanh nghiệp trong lòng khách hàng.

Hãy nhớ rằng, những thứ khách hàng quan tâm không chỉ là nội dung bản hợp đồng mà còn là những chi tiết nhỏ thể hiện thái độ làm việc của bạn.

Trở nên chuyên nghiệp hơn

Việc sử dụng một folfer sắp xếp, phân chia giấy tờ gọn gàng, thuận tiện sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn thay vì cầm một loạt giấy tờ lộn xộn. Lúc này, bạn sẽ có được ấn tượng tốt trong mắt khách hàng và đối tác. Không chỉ vậy, những chiếc kẹp thông minh còn giúp mang lại hiệu quả làm việc tốt hơn khi bạn có thể nhanh chóng tìm được những giấy tờ mình cần dựa theo cách sắp xếp cố định trong kẹp.

Lưu ý để có mẫu kẹp file đẹp

Một người thiết kế thông minh sẽ tạo ra những ấn phẩm kẹp file đẹp, có đồ họa sinh động, bố cục rõ ràng. Đồng thời, chúng còn có thể hàm chứa những thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến với khách hàng. Khi ấy, người ra yêu cầu thiết kế cũng đóng vai trò quan trọng, lựa chọn thông tin, nội dung phù hợp đưa vào kẹp hồ sơ.

Khi bạn đặt thiết kế kẹp hồ sơ cho công ty, bạn chỉ cần liên hệ với đơn vị in ấn, nêu ý tưởng, cung cấp nội dung, thông tin doanh nghiệp, những hình ảnh, biểu tượng cần sử dụng. Phần thiết kế, lên bố cục sẽ do đơn vị in ấn phụ trách. Thường bên in ấn sẽ đưa ra hai mẫu kẹp hoặc nhiều hơn để khách hàng lựa chọn. Bạn chỉ cần chọn ra mẫu mình thích rồi tiến hành in, hoặc có thể yêu cầu chỉnh sửa thêm để có được sản phẩm ứng ý nhất.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo những lưu ý sau để đảm bảo lựa chọn được mẫu folder đẹp và chất lượng:

Nội dung file tài liệu

Yếu tố quan trọng hàng đầu chắc chắn phải là nội dung file tài liệu trên mặt kẹp hồ sơ. Hãy đảm bảo những nội dung trên kẹp là tối giản, ngắn gọn nhưng thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết.

Kẹp hồ sơ thường có hai mặt. Mặt trước bao gồm tên doanh nghiệp, logo, slogan… và mặt sau cung cấp thông tin liên hệ, địa chỉ, giới thiệu ngắn gọn về công ty. Phần giới thiệu cần nêu được quá trình hình thành, hoạt động của công ty, những thành tích đạt được, tiêu chí hoạt động, sản phẩm/dịch vụ nổi bật… Hãy biết chọn lọc thông tin, tránh dài dòng khiến người xem rối mắt, không muốn đọc.

Những dấu hiệu nhận diện thương hiệu như tên, logo, slogan của công ty phải được thể hiện to, rõ ràng bởi đó là dấu ấn riêng của mỗi doanh nghiệp. Bạn có thể lựa chọn cách in dập nổi để tăng điểm nhấn, gây ấn tượng với khách hàng.

Chất liệu giấy in

Chất liệu giấy in là một yếu tố quan trọng quyết định chất lượng kẹp file. Các loại giấy được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là giấy Couche, Bristol, Ivory… Chúng có độ dày cao, trọng lượng khoảng 250 - 300g. Những loại giấy này có độ cứng cao, bền, hạn chế chịu ảnh hưởng từ nước. Ngoài ra, bạn có thể gắn thêm một lớp bìa nhựa trong mỏng bên ngoài để folder tăng độ bền và nhìn đẹp mắt hơn.

Bìa kẹp hồ sơ thường được in off set 4 màu. Kỹ thuật in này đảm bảo độ bền màu cao, mang lại hình ảnh và màu sắc sắc nét, đẹp mắt. Bạn có thể yêu cầu in hai hoặc bốn mặt. Sau khi in, thường thì chúng sẽ được cán mờ hoặc cán bóng mặt ngoài để đẹp mắt và bền hơn. Mặt bên trong bạn có thể lựa chọn không cán giúp giảm chi phí in ấn.

Thiết kế tai cài

Kẹp hồ sơ thường được thiết kế thêm các tai cài để phân chia tài liệu hoặc đựng card visit. Số lượng tai cài có thể điều chỉnh dựa trên yêu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Hầu hết, các tai này sẽ có hình chữ nhật đơn giản. Nếu muốn sáng tạo mới lạ hơn và tăng tính thẩm mỹ, bạn có thể chọn tạo hình lượn sóng, hình tròn, dọc… tùy thích. Phần thiết kế này tuy nhỏ nhưng cũng sẽ giúp chiếc kẹp của bạn trở nên đẹp hơn, thể hiện phong cách riêng.

Thường thì tai cài hình chữ nhất là kiểu cơ bản được sử dụng rộng rãi và có giá thành in ấn thấp nhất. Tuy nhiên, chi phí để thay đổi thiết kế cũng không quá lớn, đừng ngại thay đổi để tạo nên dấu ấn riêng cho mình, sở hữu những sản phẩm ưng ý nhất.

Sáng tạo kiểu dáng

Kiểu kẹp hồ sơ cơ bản nhất là kẹp hai cánh. Với loại này, khi dùng bạn sẽ gập đôi lại như một cuốn sách gọn nhẹ, thuận tiện. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo ra nhiều hiểu dáng hơn bằng cách thiết kế gập ba, bốn… tùy ý. Chỉ cần chiếc kẹp của bạn đảm bảo sự thuận tiên, phù hợp nhu cầu.

Bạn cũng có thể sáng tạo thêm nhiều kiểu hơn như khoét một cửa sổ gắn nhựa trong suốt giúp quan sát bên trong, dập nổi thông tin nổi bật. Chắn những chiếc kẹp sáng tạo sẽ khiến khách hàng thích thú và muốn tìm hiểu nội dung bên trong nhiều hơn.

Những dạng kẹp file phổ biến

Hiểu rõ về kẹp file, không thể thiếu những tìm hiểu về các dạng phổ biến của chúng:

Kẹp file vector

Kẹp file vector là loại phổ biến nhất, được đa số các doanh nghiệp sử dụng. Loại kẹp này sử dụng chất liệu bìa giấy cứng, dùng đựng giấy tờ, tài liệu có kích thước A4. Chúng được sử dụng rộng rãi từ lâu không chỉ trong doanh nghiệp mà còn tại trường học, bệnh viện.

Hiện nay, kẹp vector được dùng như một công cụ truyền thông hữu hiệu, giúp nhận diện thương hiệu doanh nghiệp, truyền tải thông điệp, lời nhắn nhủ tới khách hàng, tăng tính chuyên nghiệp cho hoạt động làm việc của công ty…

Kẹp file trình ký

Loại kẹp file trình ký đã được sử dụng khá phổ biến từ khoảng 2010 đến nay. Chúng được làm chủ yếu từ nhựa cứng, có trọng lượng khá nặng, không phù hợp sử dụng trao đổi tài liệu. Ngoài ra, giá thành khá cao cũng kiến chúng ít được các doanh nghiệp sử dụng.

Hiện nay, kẹp trình ký còn được thiết kế chất liệu da sang trọng, đẹp mắt. Có thể nói đây là một loại kẹp “cao cấp” giúp quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Chúng thường được sử dụng cho các hoạt động quan trọng, thể hiện sự coi trọng của quý doanh nghiệp.

Kẹp file rút gáy

Đây là loại kẹp đơn giản, giá thành thấp nhất trong các loại kẹp hồ sơ. Chúng được làm từ nhựa, bìa trắng mờ, phần gáy là nhựa cứng có màu sắc đa dạng. Loại kẹp này được dùng rất nhiều trong các cuộc họp, hội thảo… Ngay cả trong trường học, chúng cũng được học sinh yêu thích sử dụng bởi giá thành rẻ mà vô cùng tiện loại, gọn nhẹ. Tuy nhiên, với loại sản phẩm này, bạn cần sử dụng thêm giấy phân chia nếu cần bởi chúng không được thiết kế sẵn các ngăn phân chia.

Kẹp file càng cua

Mang cái tên khá thú vị, kẹp file càng cua đang ngày càng được người dùng yêu thích, trở nên rất phổ biến trong thời gian gần đây. Chúng được dùng để ghim, bảo quản tài liệu, phân loại giấy tờ, hồ sơ. Có thể dễ dàng bắt gặp những chiếc kẹp hồ sơ dạng này tại các văn phòng, trường học…

Một số mẫu kẹp file đẹp mắt, ấn tượng

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều loại kẹp file tài liệu được thiết kế với kiểu dáng, mẫu mã khác nhau. Để chọn được mẫu kẹp file đẹp phục vụ tốt cho công việc, bạn nên tham khảo vài mẫu dưới đây để đưa đến quyết định đúng đắn nhất nhé.

Kẹp file màu đỏ với thiết kế đơn giản

Màu đen tạo cảm giác sang trọng, đẳng cấp hơn

Mẫu thiết kế màu xanh in logo nổi bật

Mẫu folder nhiều thông tin cho khách hàng tiện nắm bắt và tin tưởng hơn

Gam màu nâu mang đến cảm giác ấm cúng, trung hòa

Màu xanh lá nhìn vào là thấy mát mẻ, muốn dừng mắt lại xem lâu hơn

Thiết kế đẹp mắt dành cho công ty xây dựng

Có thể thiết kế kẹp cả đĩa CD và card visit vào trong ấn phẩm

Màu cam ấm áp và chuyên nghiệp với bố cục đơn giản

Một thiết kế đầy tính nghệ thuật

Tông màu xanh trông vừa đáng tin cậy, vừa sang trọng

Như vậy, có thể thấy rằng kẹp file là một vật quan trọng của các công ty, doanh nghiệp. Với công dụng của mình, những chiếc kẹp hồ sơ đang ngày càng phổ biến, được sử dụng như một công cụ truyền thông hiệu quả. Chúng không chỉ giúp việc bảo quản, sắp xếp giấy tờ gọn gàng, thuận tiện hơn mà còn tăng tính chuyên nghiệp, khoa học cho công việc. Bởi vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp quan tâm, muốn sáng tạo, thiết kế ra những mẫu folder độc đáo, ấn tượng cho riêng mình.

Hãy học cách xây dựng hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp ngay từ những chi tiết, sản phẩm nhỏ để khẳng định chất lượng, uy tín cho bản thân. Và những chiếc kẹp file sử dụng cho các buổi gặp gỡ khách hàng, đối tác sẽ giúp bạn làm được điều đó. Nếu có nhu cầu in ấn, hãy liên hệ với chúng tôi.

Công ty TNHH DV Dương Phúc Việt Nam

Địa chỉ: 90 Chu Văn An, P.26, Q. Bình Thạnh, TP.HCM

Điện thoại: 0964 010 449 - 0973 747 442

Email:  induongphuc@gmail.com